La Importancia de la Etiqueta de Recepción

Cuando las personas piensan en las partes más importantes de la práctica dental, a menudo piensan en la habilidad del dentista, las habilidades del equipo dental y la velocidad del higienista dental para que los pacientes sean entregados rápidamente; sin embargo, una práctica de pacientes en crecimiento también es muy importante. Para que esto suceda, una clínica dental tiene que tener una campaña de marketing efectiva. Para que esta campaña de marketing sea efectiva, deben tener una cara de la práctica que pueda dejar una buena primera impresión en todos los que entran por la puerta. Este es el trabajo de la recepcionista.

La recepcionista de recepción es más que una simple secretaria que realiza llamadas telefónicas. De hecho, son la primera cara que ven los pacientes y los socios comerciales cuando entran por la puerta. Debido a que son la primera persona que la gente ve, también dejan la primera impresión con respecto a la calidad de la práctica dental. Esto significa que su etiqueta puede recorrer un largo camino hacia el logro de un acuerdo comercial importante y el crecimiento de una base de pacientes. Hay algunos hechos sobre la etiqueta de recepción que todos deben tener en cuenta al contratar a un recepcionista de recepción porque esta es una forma de marketing dental.

¿Cómo debe Vestirse un Recepcionista de Recepción?

Aunque la apariencia puede no ser importante para las llamadas telefónicas, es muy importante para todos los que entran por la puerta. Incluso antes de abordar cómo debe actuar una recepcionista, es importante que se vista de una manera profesional y acogedora.

Una recepcionista que parece demasiado abrochada puede emitir una sensación de antipatía hacia los pacientes que probablemente estén nerviosos por su próxima cita dental. Por otro lado, una recepcionista que se viste demasiado casualmente podría dar a los pacientes la sensación de que la consulta es demasiado relajada y no está lo suficientemente atenta a las necesidades de su paciente. Por esta razón, es importante que los dentistas hagan cumplir el código de vestimenta en la oficina.

Asegúrese de que los recepcionistas utilicen una higiene personal sólida y que luzcan como profesionales todos los días que entran por la puerta. Las recepcionistas femeninas no deben usar ropa que sea demasiado reveladora, y los recepcionistas masculinos no deben usar pantalones cortos. También es importante que los recepcionistas se cubran y se hagan tatuajes. Si bien esta es una elección personal, hay muchas personas a las que no les gustan los tatuajes. Esta no es una buena razón para que los pacientes abandonen la consulta. La apariencia de una recepcionista de recepción es importante.

Los recepcionistas de recepción Deben Responder Las llamadas Telefónicas de manera Adecuada

Antes de abordar las conversaciones cara a cara, es importante comenzar con la etiqueta de recepción por teléfono. En primer lugar, la recepcionista debe responder las llamadas telefónicas rápidamente. Si bien los recepcionistas de recepción ocasionalmente se alejan del escritorio, no deben dejar que el teléfono suene interminablemente. Es importante que la primera impresión que dejan las personas que llaman sea que la práctica valora el tiempo de las personas que llaman del otro lado. Responder las llamadas telefónicas rápidamente es importante. A continuación, no es raro que los recepcionistas presionen el botón «mantener» si están manejando conversaciones cara a cara.

Si bien esto a veces es necesario, es vital que la recepcionista no olvide que alguien está esperando en espera. Sáquelos de la bodega y maneje su pregunta lo más rápido posible. Si el consultorio está siempre ocupado y la gente se deja en espera continuamente, podría ser beneficioso contratar a una segunda recepcionista. Por último, conteste las llamadas telefónicas con entusiasmo. Hágale saber a la persona que llama que su tiempo es importante para la recepcionista. No mastique goma de mascar ni coma por teléfono. El sonido de la masticación se magnifica por teléfono, y esto puede desalentar a muchas personas a programar una cita.

Trabajar con recepcionistas sobre Cómo Tratar con Ciertos Clientes

Las conversaciones cara a cara son posiblemente la parte más importante del trabajo de la recepcionista y una parte del marketing dental. Mientras que la mayoría de los clientes son en gran medida personas agradables que van a tratar a la recepcionista con respeto, siempre hay algunos clientes que van a entrar ansiosos o agravados. No es raro que entre un cliente enojado que está molesto con alguna parte de la práctica. Es importante enseñarle a la recepcionista cómo calmar a los clientes enojados usando frases como «Lamento que te haya pasado esto» o » déjame ver cómo puedo arreglar esto.»No haga promesas falsas; sin embargo, hágale saber al cliente que la práctica se preocupa y muestre algo de emoción para ayudarlo a calmarse. A veces, los pacientes entran ansiosos por su próximo tratamiento.

Enseñe a la recepcionista maneras de abordar su ansiedad dándoles folletos que puedan usar para leer y educarse sobre su próximo tratamiento. Esta es una gran manera de aliviar algunos de sus miedos. Por último, asegúrese de que los recepcionistas sepan cuándo pedir un dentista en la parte de atrás. Hay algunas preguntas que la recepcionista no está calificada para responder. No permita que la recepcionista dé información falsa si recibe una pregunta que está por encima de su cabeza.

Los recepcionistas Manejan la Comunicación Electrónica

Con el uso de información de la práctica que se encuentra en línea y en sitios web para dentistas. Cada vez más consultorios dentales manejan la correspondencia de los pacientes por correo electrónico porque hay muchos pacientes que no tienen tiempo para atender una llamada telefónica o no pueden entender a la persona al otro lado de la línea.

Un correo electrónico es una forma vital de comunicación de marketing dental, y los recepcionistas de recepción también deben ser expertos en su comunicación por correo electrónico. Recuerde comenzar cada correo electrónico con «Querido» o «Señor» o «Señora» No comience un correo electrónico con «Hola», ya que esto es demasiado informal para una correspondencia profesional. Recuerde cerrar cada correo electrónico de una manera profesional ,como «Sinceramente».»El correo electrónico debe escribirse de manera profesional utilizando la gramática adecuada. Finalmente, predique a la recepcionista de recepción que los correos electrónicos deben ser devueltos rápidamente. Parte de la etiqueta de recepción implica asegurarse de que la gente sepa que la práctica se preocupa por sus necesidades. Responder a los correos electrónicos de forma rápida y eficiente es importante.

Una recepcionista de Recepción Debe manejar Adecuadamente las Campañas de Redes Sociales

Una de las ideas de marketing dental más populares implica que la recepcionista de recepción maneje las campañas de redes sociales. Las estrategias de marketing dental han evolucionado, y las redes sociales son una excelente manera de comunicarse con los pacientes sobre ofertas y nuevas contrataciones en la práctica; sin embargo, asegúrese de que la recepcionista de recepción esté poniendo la información adecuada en la plataforma. Es importante recordar que las redes sociales son una forma profesional de comunicación cuando están vinculadas a un negocio. Es importante usar la etiqueta adecuada para evitar ofender a la gente.