L’Importanza della reception Galateo

Quando la gente pensa circa le parti più importanti dello studio odontoiatrico, spesso si pensa a l’abilità del dentista, la capacità dell’apparecchiatura odontoiatrica, e la velocità di igienista dentale per ottenere i pazienti girato rapidamente; tuttavia, una crescente paziente pratica è anche molto importante. Per rendere questo accada, uno studio dentistico deve avere una campagna di marketing efficace. Per rendere efficace questa campagna di marketing, hanno bisogno di avere un volto della pratica che possa lasciare in modo affidabile una buona prima impressione su tutti coloro che attraversano la porta. Questo è il lavoro della reception receptionist.

La reception receptionist è più di una semplice segretaria che campi telefonate. In realtà, sono il primo volto che i pazienti e partner commerciali vedono quando camminano attraverso la porta. Poiché sono la prima persona che le persone vedono, lasciano anche la prima impressione sulla qualità dello studio dentistico. Ciò significa che la loro etichetta può andare un lungo cammino verso l’atterraggio di un importante affare e la crescita di una base di pazienti. Ci sono alcuni fatti circa front desk etiquette che tutti dovrebbero tenere a mente quando l’assunzione di una reception receptionist perché questa è una forma di marketing dentale.

Come dovrebbe vestirsi un receptionist della reception?

Mentre l’aspetto potrebbe non essere importante per le telefonate, è molto importante per tutti coloro che attraversano la porta. Prima ancora di affrontare come un receptionist dovrebbe agire, è importante che si vestono in un modo che è professionale e accogliente.

Un receptionist che appare troppo abbottonato potrebbe dare una sensazione che è ostile verso i pazienti che sono probabilmente nervosi per il loro prossimo appuntamento dal dentista. D’altra parte, un receptionist che si veste troppo casualmente potrebbe dare ai pazienti la sensazione che la pratica sia troppo rilassata e non sia abbastanza attenta alle esigenze del loro paziente. Per questo motivo, è importante che i dentisti applichino il codice di abbigliamento in ufficio.

Assicurati che gli addetti alla reception usino una solida igiene personale e che sembrino un professionista ogni giorno che attraversano la porta. Le receptionist femminili non dovrebbero indossare abiti troppo rivelatori e le receptionist maschili non dovrebbero indossare pantaloncini. È anche importante che gli addetti alla reception coprano e tatuaggi. Mentre questa è una scelta personale, ci sono molte persone che non amano i tatuaggi. Questo non è un buon motivo per i pazienti di lasciare la pratica. L’aspetto di una reception receptionist è importante.

Reception Receptionist dovrebbe rispondere alle telefonate in modo appropriato

Prima di affrontare le conversazioni faccia a faccia, è importante iniziare con front desk galateo al telefono. In primo luogo, la receptionist dovrebbe rispondere rapidamente alle telefonate. Mentre reception receptionist sono di tanto in tanto tirato lontano dalla scrivania, non dovrebbero lasciare che il telefono squilla all’infinito. È importante che la prima impressione lasciata dai chiamanti sia che la pratica valuti il tempo delle persone che stanno chiamando dall’altra parte. Rispondere rapidamente alle telefonate è importante. Successivamente, non è raro che gli addetti alla reception colpiscano il pulsante “hold” se gestiscono conversazioni faccia a faccia.

Mentre questo a volte è necessario, è fondamentale che il receptionist non dimentica che qualcuno è in attesa in attesa. Toglili dalla presa e gestisci la loro domanda il più rapidamente possibile. Se la pratica è sempre occupato e le persone sono lasciate in attesa continuamente, potrebbe essere utile assumere un secondo receptionist. Infine, rispondere alle telefonate con entusiasmo. Lasciate che il chiamante sapere che il loro tempo è importante per la receptionist. Non masticare gomma o mangiare mentre al telefono. Il suono della masticazione è amplificato al telefono, e questo può scoraggiare molte persone dal programmare un appuntamento.

Lavora con i receptionist su come trattare con determinati clienti

Le conversazioni faccia a faccia sono probabilmente la parte più importante del lavoro del receptionist e una parte del marketing dentale. Mentre la maggior parte dei clienti sono in gran parte persone piacevoli che stanno per trattare la receptionist con rispetto, ci sono sempre alcuni clienti che stanno per venire in ansia o aggravato. Non è raro per un cliente arrabbiato a venire in che è sconvolto con una parte della pratica. È importante insegnare alla receptionist i modi per calmare i clienti arrabbiati usando frasi come “Mi dispiace che sia successo a te” o “fammi vedere come posso risolvere questo problema.”Non fare false promesse; tuttavia, far sapere al cliente che la pratica si preoccupa e mostrare qualche emozione per aiutarli a calmarsi. A volte, i pazienti verranno in ansia per il loro prossimo trattamento.

Insegnare i modi receptionist per affrontare la loro ansia, dando loro opuscoli che possono utilizzare per leggere ed educare se stessi circa il loro trattamento imminente. Questo è un ottimo modo per alleviare alcune delle loro paure. Infine, assicurarsi che receptionist sapere quando chiedere un dentista nella parte posteriore. Ci sono alcune domande che la receptionist non è qualificato per rispondere. Non lasciate che il receptionist dare false informazioni se ricevono una domanda che è sopra la loro testa.

I receptionist gestiscono la comunicazione elettronica

Con l’uso di informazioni pratiche trovate online e su siti Web per dentisti. Sempre più studi dentistici stanno gestendo la corrispondenza del paziente via e-mail perché ci sono molti pazienti che non hanno il tempo di prendere una telefonata o non riescono a capire la persona dall’altra parte della linea.

Una e-mail è una forma vitale di comunicazione di marketing dentale, e reception receptionist devono essere qualificati nella loro comunicazione e-mail pure. Ricordarsi di iniziare ogni e-mail con “Caro” o “Mr.” o “Mrs.” Non avviare una e-mail con “Hey,” in quanto questo è troppo casuale per una corrispondenza professionale. Ricordarsi di chiudere ogni e-mail in modo professionale come “Sinceramente.”L’e-mail dovrebbe essere scritta in modo professionale usando la grammatica corretta. Infine, predicare alla reception receptionist che le e-mail devono essere restituiti prontamente. Parte del galateo reception comporta fare in modo che le persone conoscono la pratica si preoccupa per le loro esigenze. Rispondere alle e-mail in modo rapido ed efficiente è importante.

Un Receptionist reception dovrebbe gestire campagne di Social media in modo appropriato

Una delle idee di marketing dentale più popolari coinvolge il receptionist reception gestione delle campagne di social media. Strategie di marketing dentale si sono evoluti, e social media è un ottimo modo per comunicare con i pazienti su offerte e nuove assunzioni in pratica; tuttavia, assicurarsi che la reception receptionist sta mettendo informazioni appropriate sulla piattaforma. È importante ricordare che i social media sono una forma professionale di comunicazione quando è legata a un business. È importante usare un’etichetta corretta per evitare di offendere le persone.